Что такое заявки на закупку?

Заявки на закупку используются, когда персоналу по закупкам необходимо сделать покупку или запросить заказ от имени своей организации. Это запрос, поданный для информирования руководителей отдела или сотрудника по закупкам о решении, чтобы отдел закупок мог начать процесс покупки. Финансовый отдел также будет использовать эту заявку для управления процедурами отчетности вместе с бухгалтерией.

В любой компании всегда есть потребность в товарах и услугах. Когда руководителям отделов разрешается размещать заказы непосредственно у поставщиков, существует вероятность мошенничества.

Как избежать мошенничества?

Чтобы предотвратить мошенничество, отдел закупок должен размещать заказы у поставщиков и управлять рабочим процессом заявки. Процесс составления 1с заявка на закупку в отделе закупок гарантирует предотвращение мошенничества, и организации получают выгоду за свои деньги.

Правильная последовательность действий

• С этим процессом отдел закупок не заказывает товары напрямую у поставщиков.
• Вместо этого должен быть официальный запрос от указанного отдела.
• Когда команда получает запрос на заявку, она должна пройти его и предпринять необходимые действия.
• Действие может быть одобрением, изменением или даже отклонением запроса, но в этом случае они должны указать причины, по которым они пришли к этому решению. Утверждение заявки дает отделу закупок право создавать заказ на поставку; С запросом заявки (в качестве доказательства) становится легко отслеживать товары в случае возникновения каких-либо проблем, связанных с активами организации. Когда компания требует, чтобы все заявки осуществлялись централизованно через отдел закупок, становится легко управлять всем процессом закупок.